Normas para proveedores del Hospital Universitario La Paz

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Con el fin de mejorar los procedimientos de compras así como la tramitación de facturas y gestión de pagos, el Hospital Universitario «La Paz» ha establecido las siguientes normas de obligado cumplimiento para todos los proveedores:

GESTIÓN DE COMPRAS

1. Sólo generarán obligaciones económicas para el Hospital Universitario «La Paz» las peticiones de cualquier tipo de productos (incluido aparataje) y servicios que sean realizadas a través de los servicios peticionarios que a continuación se relacionan:

En consecuencia, sólo serán aceptadas como válidas las peticiones que hayan sido efectuadas mediante documento de pedido con su número correspondiente o aceptación del presupuesto en el caso de servicios.

La entrada de artículos que no vengan bajo pedido requerirá autorización expresa del Director Gerente de este centro, declinándose cualquier responsabilidad sobre aquellos casos en los que no se hubieran seguido los trámites aquí expuestos.

2. Se entiende que el proveedor da su conformidad a las condiciones que figuran en el pedido (precios, referencia, cantidad, plazos, lugar de entrega, etc.) si en el plazo de tres días hábiles desde la recepción del mismo no ha manifestado discrepancia con alguno de sus términos. En su caso, habrá de subsanar la discrepancia con el Servicio peticionario antes de remitir la mercancía o de prestar el servicio.

Las modificaciones de precios y/o de referencias de los productos adquiridos, deben ser autorizadas previamente por el Director Gerente a través del Servicio gestor de compras.

Ante cualquier duda respecto a pedidos, puede contactar con la dirección de correo suministros.hulp@salud.madrid.org, indicando en el asunto "DUDA".

RECEPCIÓN DE SUMINISTROS

3. Se entenderá que la entrega de la mercancía debe realizarse dentro del plazo indicado en el pedido o en la fecha que expresamente se indique (programaciones de la entrega). Las mercancías que no se reciban dentro del plazo mencionado podrán ser devueltas por nuestros Almacenes.

4. El único personal autorizado para la recepción o devolución de cualquier tipo de mercancía y de la firma de los albaranes correspondientes, es el Responsable del Almacén peticionario según recoge el pedido, o personas en quien delegue; quedan sin validez por consiguiente, las entregas efectuadas por cualquier otro cauce. En el caso de entregas autorizadas en los GFHs del Hospital, el albarán será entregado en el Almacén, para su registro, como plazo máximo, el siguiente día hábil a la entrega.

5. El horario de entrega de mercancías es de 8:30 a 13:00 de lunes a viernes no festivos. En el caso de envío de mercancía paletizada, sólo se admitirá el formato de palet europeo (800 x 1200 mm).

6. Los albaranes que acompañarán necesariamente cualquier entrega, se presentarán por duplicado y estarán valorados con inclusión de los impuestos que procedan. Asimismo figurarán claramente el NIF del proveedor y el número de nuestro pedido. Deberá figurar necesariamente la descripción y códigos de los artículos reflejados en nuestro documento de pedido. La mercancía entregada ha de ser coincidente con la referencia solicitada en el pedido. Para cualquier reclamación sobre mercancías entregadas, el único documento válido será el albarán del proveedor no admitiéndose para tal fin los albaranes de las agencias de transporte. Pueden contactar con la dirección almacen.hulp@salud.madrid para resolver cualquier duda el respecto, indicando en el asunto "DUDA".

REGISTRO DE PROVEEDORES

7. Para poder tramitar cualquier pedido, será requisito indispensable estar dado de alta en el Registro de proveedores del Hospital Universitario «La Paz», para lo cual deberán presentar en la Unidad de Contratación (Edificio Norte, 2ª planta), ó a través de vía telemática, (si se dispone de firma electrónica), a través del siguiente correo: contratacion.hulp@salud.madrid.org, la documentación siguiente:

8. Modificaciones societarias (cambios de denominación, cesiones de contratos, fusiones, transmisiones de empresas o ramas de actividad, etc.): Es responsabilidad del adjudicatario el cumplimiento de los contratos, suministrando los productos en tiempo y forma (con los albaranes a su nombre). La entrega por otro proveedor distinto al que se tiene contratado, no dará lugar al pago de la mercancía.

FACTURACIÓN

9. Las facturas deberán ser presentadas en formato electrónico (vía FACe) según se establece en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público y Orden HAP 492/2014, de 27 de marzo por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas.

No obstante, de conformidad con lo dispuesto en el art. 3 de la citada Ley 25/2013, de 27 de diciembre, la factura en formato papel (opcional sólo si el importe es inferior a 5.000,00€ (IVA incluido), deberá ser dirigida a:

Hospital Universitario La Paz. 
Registro del Hospital.
Paseo de la Castellana, nº 261
28046 Madrid (ESPAÑA).

En ningún caso se aceptarán facturas que no hayan sido remitidas a través de FACe o a través del Registro del Hospital.

10. En la factura debe figurar inexcusablemente :

11. En las facturas, además, deberán constar los siguientes datos:

Los datos anteriores deberán especificarse en el lugar indicado para ello.

12. Para contactar con el Servicio de Gestión Económica pueden hacerlo a través del correo geseco.hulp@salud.madrid.org o a través de los teléfonos:

13. En la página web del hospital http://hulp.es/proveedores puede consultar información relativa al estado de sus facturas y albaranes del año en curso y del inmediatamente anterior.
Todos los proveedores están dados de alta de oficio, siendo la forma de acceso a dicho enlace:

14. La recepción y registro de facturas no implica su conformidad. La conformidad se produce cuando en la página web las facturas figuren en situación “Conciliada”.